Les défis du monde économique
Les changements de l’environnement économique exigent une évolution des méthodes de travail et de gestion dans les entreprises, où l’humain est au cœur des organisations.
Les facteurs influents
Plusieurs éléments affectent les entreprises :
- L’évolution technologique et la révolution numérique ;
- Le facteur générationnel ;
- Le télétravail ;
- L’intelligence collaborative (l’entreprise apprenante) ;
- La place accordée à la vie privée.
De ce fait, les entreprises doivent se concentrer sur le développement des compétences et l’engagement de leurs employés face à une double contrainte structurelle. D’une part, il est essentiel de prédire l’évolution des emplois à moyen terme, et d’autre part, il faut prendre en compte une part considérable d’emplois futurs qui n’existent pas encore et qui sont également menacés de disparition.
La GPEC : un outil stratégique
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est un outil prospectif clé pour anticiper et accompagner ces mutations. C’est un processus par lequel l’organisation cherche à aligner qualitativement et quantitativement ses besoins et ses ressources humaines.
La GPEC répond à des enjeux cruciaux pour la performance et la compétitivité des entreprises.
De plus, elle génère de la valeur pour les employés en leur offrant des perspectives claires, se révélant ainsi un levier essentiel d’engagement et de motivation au travail.
Les 7 étapes clés de la GPEC
- Cadrage et définition des enjeux stratégiques : Clarifier les ambitions face aux enjeux RH de l’entreprise. Cela constitue une étape fondamentale pour garantir la pertinence du projet.
- Construction des référentiels : Élaborer ou adapter les référentiels d’emplois et de compétences qui soutiendront la démarche.
- Analyse de l’existant : Analyser emplois et compétences selon les référentiels créés afin de visualiser clairement les ressources disponibles, tant qualitativement que quantitativement pour établir par la suite la cartographie.
- Projection : Formuler des hypothèses sur les besoins en fonction des transformations à venir et simuler l’évolution des ressources en tenant compte des prévisions.
- Analyse des écarts : Mesurer quantitativement et qualitativement les différences entre ressources disponibles et besoins prévisionnels.
- Définition du plan d’action : Identifier les leviers RH à activer (mobilité, formation, recrutement) pour garantir les ressources nécessaires à moyen terme.
- Déploiement : Reconnaître que la pérennisation des travaux réalisés nécessite leur intégration dans les processus organisationnels.
Il est crucial d’impliquer les partenaires et parties prenantes tout au long de cette démarche.
Établir un référentiel des emplois et des compétences
La création d’un référentiel harmonisé des emplois et des compétences est essentielle pour soutenir tous les processus RH et améliorer leur efficacité.
Il est d’abord nécessaire de connaître le personnel ainsi que les emplois et les compétences actuelles.
A) Objectifs d’un référentiel
- Partage d’une vision des ressources de l’entreprise et définition d’un langage commun pour homogénéiser les pratiques managériales et RH.
- Structuration des processus RH (recrutement, formation, carrières, évaluations).
- Offrir aux employés des repères et des perspectives de carrière en fonction des compétences possédées ou à développer.
B) Bénéfices du référentiel pour les parties prenantes
Pour la direction :
- Avoir une vue d’ensemble des ressources de l’organisation.
- Identifier les compétences stratégiques.
- Préparer les plans de succession.
Pour la direction RH :
- Adapter l’offre de formation.
- Cibler les actions de développement à entreprendre.
- Qualifier les profils à recruter et préparer les mobilités.
Pour les managers :
- Préparer les entretiens d’évaluation et professionnels de l’équipe.
- Déterminer les priorités de formation.
- Assurer la continuité des activités.
- Optimiser l’organisation de l’équipe.
Pour les employés :
- Se préparer aux entretiens d’évaluation et professionnels.
- Bâtir un parcours de carrière en identifiant les emplois proches de leurs compétences.
C) Trois étapes pour définir un référentiel
- Cadrage et structuration : Définir les périmètres (tous les métiers ? toute l’organisation ?), pour harmoniser le langage.
- Construction : Convenir du format du référentiel et planifier sa production avec l’implication des acteurs RH et des managers.
- Déploiement : Mettre à jour le référentiel dans les systèmes d’information, affecter des employés aux nouveaux emplois référencés, faire évoluer le processus d’évaluation, et accompagner le changement avec des actions de communication et de formation.
Comprendre le lien entre stratégie d’entreprise et GPEC
La GPEC relie la stratégie de l’entreprise et la stratégie RH.
Pour instaurer la GPEC, il est nécessaire d’analyser les enjeux stratégiques de l’entreprise et d’identifier les facteurs impactant l’emploi :
- Facteurs externes : mutations technologiques, évolutions sociétales, réglementations, normes de qualité…
- Facteurs internes : difficultés de recrutement, déséquilibres dans la pyramide des âges, taux de turnover influencé par les choix stratégiques de la Direction, tels que fusions/acquisitions, amélioration de la productivité, réorganisations…
B) Qualifier l’impact de la stratégie sur les emplois et compétences
Disposer d’une vision claire des ressources basées sur les référentiels.
Établir des scénarios d’évolution pour prévoir les besoins en ressources sur 3 à 5 ans en analysant les facteurs internes et externes. Ce facteur influencera-t-il l’activité ? Quel sera son évolution ? Regards sur les besoins métiers en matière d’effectifs et de compétences.
Qualifier les emplois et compétences : critères quantitatifs (nombre de ressources) et qualitatifs (compétences requises et niveaux) ainsi que géographiques (localisation des ressources).
Les emplois peuvent être classés en six catégories :
- Emplois menacés : effectifs en baisse ou disparition totale.
- Emplois sensibles : contenu en diminution, conditions de travail évolutives.
- Emplois stables : peu affectés par les changements stratégiques.
- Emplois évolutifs : effectifs constants mais nécessitant de nouvelles compétences.
- Emplois émergents : nouveaux emplois nécessitant un renforcement des effectifs.
- Emplois stratégiques : emplois clés dont les effectifs doivent être maintenus ou renforcés.
C) Modélisation et analyse des écarts
Utiliser des outils de modélisation pour évaluer les écarts entre ressources actuelles et situations ciblées en termes d’effectifs, compétences requises, et répartition géographique.
L’analyse des écarts permet de définir :
- La trajectoire pour réduire les différences entre l’existant et la cible.
- Les impacts organisationnels et sociaux.
Les leviers RH à activer
- Mobilité interne : Réduire les écarts pour emplois menacés, sensibles, émergents et stratégiques. Cela peut inclure :
- Mobilité fonctionnelle (changement de poste sans changement de niveau).
- Mobilité géographique (même poste mais dans une autre localité).
- Mobilité verticale (changement de niveau hiérarchique augmentant les compétences).
- Développement des compétences : Principal levier pour créer des compétences dans les emplois stratégiques et évolutifs.
- Recrutement : La politique de recrutement doit être cohérente avec la GPEC et alignée avec la stratégie d’entreprise, s’appuyant sur les référentiels.
- Mobilité externe : Offrir des dispositifs pour aider les employés dans leur recherche d’emploi à l’extérieur de l’entreprise.
Le logiciel GPEC
Le logiciel GPEC est conçu pour gérer les compétences avec une mise en œuvre facile. Il aide les managers à évaluer les compétences et soutient l’activité RH. Une interface intuitive est essentielle pour faciliter la gestion et le développement des compétences des employés, contribuant ainsi à leur employabilité et à celle de l’entreprise.
Par logiciel GPEC, on ne parle pas simplement d’un fichier Excel…
Certains outils centralisent les fiches de postes avec compétences clés, d’autres proposent des modèles pour gérer les évaluations de compétences. Le pack de base inclura le référentiel et la cartographie des compétences, tandis que les outils avancés gèrent aussi la formation pour faire évoluer les compétences en fonction des besoins futurs.
En résumé, le logiciel GPEC doit anticiper toute évolution organisationnelle, technologique ou socio-économique tout en maintenant un pilotage stratégique aligné avec le plan de développement.
Objectifs du logiciel GPEC
- Gestion des carrières individuelles et management collectif des compétences pour améliorer l’efficacité globale.
- Gestion des métiers, postes et activités – cartographie des emplois – classification.
- Gestion d’un référentiel de compétences aligné avec la stratégie de l’entreprise, identification des compétences clés et niveaux de maîtrise.
Options d’installation du logiciel
La majorité des logiciels GPEC sont produits par des multinationales, mais il existe aussi des solutions abordables de petites entreprises. La plupart des acteurs proposent un service en mode SAAS (Software As A Service), permettant de s’abonner à des logiciels via internet plutôt que d’installer des programmes sur les serveurs de l’entreprise.
Certaines sociétés proposent une version « on premise », hébergée sur les serveurs de l’entreprise, mais cela nécessite un investissement dans des infrastructures et leur maintenance.
Avec l’essor de l’Internet, l’usage de logiciels SAAS/Cloud est désormais facile et largement accessible.
Avantages et inconvénients
Les logiciels de nouvelle génération sont majoritairement disponibles en ligne, offrant des avantages indéniables :
- Pas besoin d’installation locale, accessible via un navigateur.
- Données accessibles partout sur différents appareils (ordinateur, tablette, smartphone).
- Pas de gestion de versions de fichiers, les sauvegardes sont automatiques.
- Moins de coûts liés au matériel informatique, maintenance et mises à jour sont incluses.
- Les logiciels se mettent à jour automatiquement, vous disposant toujours de la dernière version.
Cependant, toutes les données sont hébergées sur les serveurs des éditeurs, ce qui assure une meilleure sécurité par rapport à un stockage local.
Comparatif des logiciels locaux et en ligne
| Logiciel local | Logiciel en ligne (SAAS, Cloud) |
|---|---|
| Pas forcément besoin d’accès internet | Accessible partout, dépendant de la connexion |
| Investissement matériel nécessaire | Coûts maîtrisés |
| Risques liés au stockage local | Données protégées sur les serveurs |
| Mises à jour manuelles | Mises à jour automatiques |
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